La guía de Sticker Mule para Asana

Asana es la plataforma de gestión de tareas de Sticker Mule. Lo usamos para crear, seguir, asignar, discutir y completar cada tarea que no es manejada por un sistema especializado. Asana es flexible y rica en características, lo que la hace intimidante al principio. No hay una forma definitiva de usar Asana correctamente. Para obtener el máximo valor se requiere un esfuerzo inicial y la voluntad de llegar a un acuerdo sobre las convenciones para estandarizar el uso.

Escribimos esta guía para explicar cómo usamos Asana en Sticker Mule. La hemos diseñado como referencia para nuestro equipo y lo hemos publicado para otros equipos que puedan encontrarla útil.

Cómo organizamos las tareas en Asana

Asana te anima a crear equipos de personas que gestionen proyectos compuestos de tareas y subtareas. Generalmente no lo usamos de esta manera porque la mayoría de nuestros proyectos son pequeños. No tiene sentido para nosotros crear cientos de proyectos, así que redefinimos las convenciones de Asana para categorizar nuestro trabajo.

No tiene sentido para nosotros crear cientos de proyectos, así que redefinimos las convenciones de Asana para categorizar nuestro trabajo.

Utilizamos equipos para crear categorías de alto nivel y proyectos para crear subcategorías. Una tarea dentro de un proyecto (es decir, subcategoría) puede ser una tarea discreta o un proyecto organizado mediante subtareas. Ocasionalmente, también utilizamos proyectos de Asana para hacer un seguimiento de los proyectos reales. Nuestras categorías de alto nivel, que son la creación de equipos, son:

Diseño de productos

El equipo de diseño de productos clasifica las mejoras a nuestro producto (por ejemplo, sitio web y aplicaciones relacionadas) colocándolas en categorías (a través de proyectos) para cada área funcional (por ejemplo, carrito, caja, reordenes, revisiones, etc.).

Periódicamente, priorizamos las tareas dentro de cada área funcional (es decir, el proyecto) utilizando encabezados de sección para clasificar las tareas por prioridad. Cuando empezamos a trabajar en un área en particular, podemos analizar rápidamente una lista de mejoras relacionadas ordenadas por prioridad. Por ejemplo, si un desarrollador está trabajando en el carrito, puede mirar el proyecto del carrito para agarrar rápidamente algunas tareas adicionales para completar.

Desarrollo

El equipo de desarrollo clasifica el trabajo de desarrollo mediante la creación de proyectos para realizar un seguimiento: defectos, bordes ásperos, tareas de alta prioridad y nuestra hoja de ruta. La hoja de ruta ofrece una visión general de alto nivel de las principales mejoras que nos proponemos introducir.

También nos mantenemos enfocados al utilizar un proyecto de "bordes ásperos" para categorizar las mejoras no críticas que no serán notorias para la mayoría de los usuarios. La mayoría de los "bordes ásperos" son soluciones bastante fáciles y nuestro equipo se ocupará de algunos de los proyectos intermedios más importantes.

Por último, a veces creamos proyectos para hacer un seguimiento de los proyectos reales que nuestro equipo de desarrollo está llevando a cabo si son de tamaño considerable.

Operaciones

El equipo de operaciones organiza el trabajo relacionado con las mejoras operativas. Dado que la mayoría de los proyectos de operaciones son sustanciales, utilizamos proyectos de Asana dentro de este equipo para hacer un seguimiento de los proyectos reales. Los proyectos están ordenados por prioridad de arriba a abajo para que cualquiera pueda controlarlos.

Además, tenemos un proyecto llamado "Ops ideas" que rastrea las ideas que pueden conducir a mejoras operativas. Cualquiera es libre de enviar una idea al proyecto "Ops ideas". Si una tarea dentro de ese proyecto tiene luz verde y parece importante, podemos convertirla en un proyecto real.

Marketing

El equipo de marketing incluye proyectos que categorizan el trabajo por área funcional (es decir, correo electrónico, publicidad, contenido, conversión, lanzamientos, etc.). Dentro de cada proyecto utilizamos encabezados de sección para ordenar las tareas por prioridad. Además, tenemos una "idea de marketing" que hace un seguimiento de las tareas que no encajan en una categoría existente.

Idealmente, una persona sería la dueña de cada área, pero nuestro equipo sigue siendo pequeño, por lo que la mayoría de la gente supervisa algunas áreas.

Servicio al cliente

El equipo de servicio al cliente incluye un proyecto de "CS ideas" que realiza un seguimiento de las tareas que conducen a mejoras en el servicio al cliente, un proyecto de "FAQs" que realiza un seguimiento de las FAQs que necesitamos crear o revisar y un proyecto de "Rush" que realiza un seguimiento de los pedidos que deben enviarse antes.

Todo lo que se publique en el proyecto "CS ideas" pretende tener dos resultados específicos: mejorar la eficiencia del servicio al cliente o reducir la necesidad de que los clientes soliciten ayuda.

Recursos Humanos

El equipo de recursos humanos incluye un proyecto de "Posiciones" que hace un seguimiento de todas las posiciones abiertas y potenciales. Utilizamos subtareas dentro de cada puesto para realizar un seguimiento de las tareas adicionales que deben realizarse para cubrir el puesto (por ejemplo, publicar anuncios, crear descripciones de puestos de trabajo, etc.).

También tenemos un proyecto de "Incorporación y entrenamiento" en el que creamos tareas para representar a cada nuevo empleado y subtareas que reflejan las tareas de incorporación y formación de esa persona.

Consejos y trucos de asanas

Convenciones de asignación de nombres de tareas

1. Iniciar nombres de tareas con verbos (es decir, Considerar, Enviar, Corregir, Añadir, Diseñar, Implementar, Ordenar)
2. Usa el caso de la oración. Es más fácil de leer.
3. Sé conciso.

Ejemplo de nombres de tareas:

1. Considerar la posibilidad de utilizar Google Tag Manager
2. Rediseñar la factura PDF
3. Diseñar etiquetas personalizadas de acceso anticipado a la página de aterrizaje
4. Implementar etiquetas personalizadas en la página de aterrizaje de acceso anticipado
5. Solucionar el problema con el validador de direcciones que presenta direcciones idénticas
6. Enviar correo electrónico anunciando etiquetas personalizadas
7. Pedir nuevas sillas para la oficina.

Cómo escribir una buena descripción de una tarea

1. Usar encabezados para dar estructura a la descripción de una tarea (CMD + B en negrita)
2. Incluye capturas de pantalla y screencasts siempre que sea posible utilizandoCloudapp
3. Sé conciso y comprensivo. Las palabras innecesarias hacen perder el tiempo al asignado, pero también lo hace el hacerles pedir aclaraciones.

Apagar las notificaciones de correo electrónico

Para acelerar la adopción de Asana, animamos a todos a apagar las notificaciones de correo electrónico para acostumbrarse a confiar en la bandeja de entrada de Asana.

Asignar tareas durante la integración

Le damos a cada uno tareas de Asana como parte de su incorporación para que empiecen a usar la plataforma inmediatamente. Ejemplos de tareas que asignaremos incluyen "Hacer un pedido gratis usando el crédito de la tienda", "Revisar y firmar el manual de la compañía", y "Desactivar las notificaciones de correo electrónico en Asana".

Le damos a todos las tareas de Asana como parte de su integración para que empiecen a usar la plataforma inmediatamente.

Usar hoy, próximamente y más tarde

Asana le permite organizar su lista de tareas personales poniendo tareas ya sea hoy (Tab+Y), próximamente (Tab+U) o más tarde (Tab+L). Generalmente, ponemos las tareas actuales en "hoy" incluso si no se van a hacer hoy y usamos "próximamente" para hacer un seguimiento de las tareas pendientes. "Más tarde" rastrea las tareas que podríamos hacer.

Los proyectos no son necesarios

Es útil categorizar el trabajo usando proyectos, pero no te preocupes tratando de encontrar el proyecto correcto para cada tarea. Lo importante es crear tareas, asignarlas a la persona adecuada y notificar a las personas relevantes utilizando la función de seguidores.

Las tareas pueden pertenecer a varios proyectos

A menudo ponemos tareas en múltiples proyectos. La mayoría de los miembros del equipo sólo se preocupan por un conjunto limitado de proyectos (por ejemplo, categorías de tareas). Para una mejor coordinación, a veces categorizamos las tareas en múltiples proyectos para que las personas relevantes puedan verlas rápidamente. Por ejemplo, una tarea podría estar en el proyecto "CS ideas" y "Proceso de pago" si es a la vez un beneficio para nuestro equipo de CS y está relacionada con nuestro proceso de pago.

Usar Tab+Q

Animamos a todos a crear tareas utilizando el método abreviado de teclado "Tab + Q". Acelera la creación de tareas y te ayuda a poner rápidamente todas tus tareas en Asana.

Fomentar la creación de tareas a través de otros canales

Nos animamos unos a otros a crear tareas Asana cuando se identifican a través de otro canal (es decir, en persona o Slack). Normalmente, esto es tan simple como decir "¿Puedes hacer una tarea en Asana y asignársela a (mí, a ti mismo, a otra persona)?". Esto es especialmente importante con los nuevos miembros del equipo para que el uso de Asana se convierta en un hábito que se forme rápidamente.

Copiar y pegar plantillas

La función de plantillas de Asana es imperfecta, por lo que mantenemos nuestras plantillas en un documento de Google Doc. A menudo publicamos plantillas en la descripción de un proyecto para un acceso rápido. Por ejemplo, nuestro proyecto "Incorporación y entrenamiento" incluye una plantilla de tareas comunes de incorporación. Los miembros de un equipo pueden copiar y pegar esta lista de tareas para crear subtareas que deben ser completadas para la incorporación de un nuevo empleado.

Esperamos que Asana construya un verdadero motor de plantillas para facilitar la gestión de listas de tareas reutilizables que se pueden añadir como subtareas a las tareas existentes o como tareas a los proyectos.

Es común que los nuevos miembros del equipo acepten a Asana a regañadientes y se conviertan en defensores enfáticos dentro de unas pocas semanas.

Observaciones finales

Dado que Asana es más compleja que otras plataformas de gestión de tareas, es común que los nuevos miembros del equipo la acepten a regañadientes y se conviertan en defensores enfáticos en pocas semanas. Sin Asana, y nuestras convenciones para usarla, no podríamos coordinar y hacer crecer un equipo remoto.

Aunque Asana es una gran ayuda, puede convertirse fácilmente en un gran lío sin preocuparse por mantenerla bien organizada. A medida que continuamos creciendo y lanzando nuevos productos (como imanes personalizados), nuestra documentación y convenciones seguirán evolucionando.

Nuestro equipo trabaja extraordinariamente bien juntos, no sólo porque compartimos las mismas herramientas, sino porque compartimos una perspectiva similar sobre el trabajo. Todos tendemos a ser humildes, independientes, lógicos, reflexivos y autodidactas.

Si también tienes estas características, estamos contratando.