21 suggerimenti su Asana per i team
Pubblicato da Anthony Constantino il
La nostra guida ad Asana ha ricevuto una buona accoglienza e abbiamo deciso di condividere altri suggerimenti per utilizzare Asana in Sticker Mule. Proprio come è successo per la guida, inizialmente questo documento è stato scritto per aiutare il nostro team a usare meglio Asana, ma abbiamo pensato che anche altri team avrebbero potuto trovarlo utile. I 21 suggerimenti presentati di seguito coprono tutte le funzionalità di Asana che vogliamo che il nostro team conosca.
1. Convenzioni per l'assegnazione dei nomi alle attività
- Far iniziare i nomi delle attività con un verbo, ovvero Considerare, Inviare, Correggere, Aggiungere, Progettare, Implementare, Ordinare
- Usa le maiuscole. Si Leggono Meglio.
- Essere concisi (vedi gli esempi di nomi di attività di seguito).
Esempi di nomi di attività
- Valutare Google Tag Manager
- Ridisegnare fatture PDF
- Sviluppare landing page per accesso anticipato alle etichette personalizzate
- Mandare live landing page per accesso anticipato alle etichette personalizzate
- Risolvere bug verificatore di indirizzi che presenta indirizzi identici
- Mandare email lancio etichette personalizzate
- Ordinare nuove sedie per l'ufficio.
2. Come scrivere una buona descrizione dell'attività
- Utilizzare i titoli per dare una struttura alla descrizione di un'attività (CMD + G per il grassetto)
- Includere screenshot e screencast quando possibile utilizzando Zight
- Essere concisi ed esaurienti. Le parole inutili fanno perdere tempo alla persona a cui è assegnata l'attività, ma anche dover chiedere chiarimenti produce lo stesso risultato.
3. Disattivare le e-mail
Per rendere più rapida l'adozione di Asana incoraggiamo tutti a disattivare le notifiche e-mail per abituarsi a fare affidamento sulla inbox di Asana. Per apportare questa modifica, passare a Inbox e deselezionare Notifiche via email (vedi sotto).
4. Assegnare le attività durante la fase di onboarding
Assegniamo le attività al nuovo personale già nel corso dell'onboarding in modo che inizino a usare immediatamente la piattaforma. Ad esempio assegniamo attività come "Effettuare un ordine gratuito con store credit", "Leggere e firmare il manuale delle procedure aziendali" e "Disattivare le notifiche e-mail in Asana".
5. Utilizzare Today (Oggi), Upcoming (A breve) e Later (Più avanti)
Asana ti permette di organizzare il tuo elenco personale inserendo le attività in Today (TAB+Y), Upcoming (TAB+U) o Later (TAB+L). Generalmente, mettiamo le attività correnti in "Today" anche se non devono essere completate oggi e usiamo "Upcoming" per tenere traccia delle attività in sospeso. In "Later" teniamo traccia delle attività che dovremmo completare.
6. I progetti non sono obbligatori
È utile organizzare il lavoro utilizzando i progetti, ma non diventare matto a cercare di trovare il progetto giusto per ogni attività. L'importante è creare attività, assegnarle alle persone giuste e avvisarle utilizzando la funzione Follower (vedi sotto).
consigli asana usare funzione follower
7. Un'attività può appartenere a più progetti
La maggior parte dei membri del team si occupa di un numero limitato di progetti. Per un migliore coordinamento, a volte inseriamo le attività in più progetti in modo che le persone interessate possano vederle rapidamente. Ad esempio, se un'attività è importante sia per il nostro team CS che per il checkout, potrebbe essere inserita nei progetti "Idee CS" e "Checkout".
8. Usare TAB+Q
Incoraggiamo tutti a creare le attività utilizzando la scorciatoia da tastiera "TAB + Q". Accelera la creazione delle attività e consente di inserirle rapidamente in Asana.
9. Incoraggiare la creazione di attività attraverso altri canali
Quando le attività vengono identificate tramite un altro canale (ovvero di persona, tramite Slack e così via), invitiamo i colleghi a crearle in Asana. Di solito basta dire "Puoi creare un'attività in Asana e assegnarla a (me, te stesso, un'altra persona)?" È importante spingere i nuovi membri del team a creare attività in Asana, in modo che questo diventi presto un'abitudine.
10. Copiare e incollare i modelli
La funzione dei modelli di Asana non è perfetta, quindi gestiamo i nostri modelli in un documento Google. Spesso pubblichiamo i modelli raggruppati in una descrizione del progetto per accedervi rapidamente. Ad esempio, il nostro progetto "Onboarding e training" include un modello di comuni attività di onboarding. I membri di un team possono copiare e incollare questo elenco di attività per creare attività secondarie che devono essere completate per l'onboarding di un nuovo assunto.
11. Creare attività ricorrenti
La maggior parte delle aziende hanno molte attività che si ripetono alcune volte nel corso dell'anno. È utile creare attività ricorrenti per queste situazioni in modo da non doversi ricordare di fare le cose. Le attività ricorrenti sono particolarmente utili per attività che non si ripetono di frequente, ad esempio: "Preparare il rendiconto trimestrale", "Inviare regali per le festività", "Provare gli estintori" ecc.
12. Provare l'app per dispositivi mobili
L'app per dispositivi mobili Asana è particolarmente utile per le persone che sono spesso lontane dalla scrivania. Ad esempio, i nostri supervisori e il personale addetto alla manutenzione la utilizzano regolarmente.
13. Usare le date di scadenza e Later
Puoi assegnare una data di scadenza alle attività che devono essere eseguite in futuro e spostarle in "Later" (TAB+L) per pulire l'elenco delle attività. Quando l'attività sarà in scadenza, riapparirà nell'elenco "Today" e riceverai una notifica nella tua inbox.
14. Allegare documenti di Google
È possibile allegare documenti di Google alle attività per reperirle più facilmente in futuro. I nomi degli allegati sono ricercabili e sono elencati nella vista "Files" per ogni progetto. Per questo motivo, è preferibile allegare un documento anziché semplicemente copiare e incollare l'URL.
15. Configurare le viste salvate
Asana ha una potente funzione di ricerca che puoi utilizzare per costruire il tuo set personalizzato di viste salvate. Vale la pena dedicare un po' di tempo alla creazione di viste che ti semplificano l'utilizzo di Asana.
16. Salvare segnalibri in Asana
Se visiti una pagina web sul cellulare che ti fa scattare un'idea per la creazione di un'attività e hai installato l'app per dispositivi mobili Asana, puoi inviare rapidamente un URL ad Asana utilizzando la funzione "Condividi" in iOS.
17. Integrare con GitHub
Connetti Asana a GitHub e potrai fare riferimento agli URL delle attività nelle descrizioni dei commit per inviare automaticamente i commit alle attività.
18. Inoltrare le e-mail relative alle attività ad Asana
Inoltra un'e-mail relativa a un'attività x@mail.asana.com e Asana creerà automaticamente un'attività assegnata a te che include l'e-mail nella descrizione dell'attività. Una volta creata, potrai collaborare con altri all'attività o riassegnarla. Spesso inoltriamo le fatture ad Asana e le riassegniamo alla persona preposta per il pagamento.
19. Usare l'indicatore delle vacanze
Asana ti permette di avvisare i colleghi quando sei in vacanza. Imposta il tuo indicatore delle vacanze su "away" e chiunque ti assegni un'attività vedrà che sei in vacanza. Per impostare l'indicatore delle vacanze vai su "My profile settings."
20. Unire attività duplicate
Per mantenere Asana pulita è utile unire attività simili quando vengono identificate. Fortunatamente Asana offre un'utile funzione di unione (vedi immagine) che rende semplice l'operazione.
21. Usare @menzioni
La maggior parte dei membri del team capisce subito che è possibile @menzionare le persone, ma Asana ti permette anche di @menzionare progetti e attività per collegarli nelle descrizioni o nei commenti delle attività. Digita @ e le prime lettere dell'oggetto a cui vuoi fare riferimento e Asana ti aiuterà automaticamente a creare un collegamento.
Conclusioni
Il nostro team remoto lavora straordinariamente bene insieme non solo perché condividiamo gli stessi strumenti, ma perché condividiamo la stessa visione del lavoro. Noi tutti tendiamo a essere umili, indipendenti, logici, riflessivi e autodidatti. Se anche tu condividi queste caratteristiche, stiamo assumendo.