O Guia da Asana da Sticker Mule

A Asana é a plataforma de gestão de tarefas da Sticker Mule. Utilizamo-la para criar, acompanhar, atribuir, discutir e completar todas as tarefas que não são geridas por um sistema especializado. A Asana é flexível e rica em funcionalidades, o que a torna intimidante no início. Não há uma forma definitiva de utilizar a Asana corretamente. Para obter o máximo partido da plataforma, é preciso um esforço inicial e vontade de chegar a acordo sobre convenções para padronizar a sua utilização.

Escrevemos este guia para explicar como utilizamos a Asana na Sticker Mule. Concebemo-lo como uma referência para a nossa equipa e publicámo-lo para outras equipas que o possam considerar útil.

Como organizamos tarefas na Asana

A Asana encoraja-o a criar equipas de pessoas que gerem projetos compostos por tarefas e subtarefas. Geralmente não o utilizamos desta forma porque a maioria dos nossos projetos são pequenos. Não faz sentido para nós criarmos centenas de projetos, pelo que redefinimos as convenções da Asana para categorizar o nosso trabalho.

Não faz sentido para nós criarmos centenas de projetos, pelo que redefinimos as convenções da Asana para categorizar o nosso trabalho.

Utilizamos equipas para criar categorias e projetos de alto nível para criar subcategorias. Uma tarefa dentro de um projeto (ou seja, subcategoria) pode ser uma tarefa discreta ou um projeto que é organizado usando subtarefas. Ocasionalmente, também utilizamos projetos Asana para acompanhar projetos reais. As nossas categorias de nível superior, que são organizadas como equipas, são:

Design de produto

A equipa de design do produto categoriza melhorias ao nosso produto (ou seja, site e apps relacionadas) colocando-as em categorias (através de projetos) para cada área funcional (ou seja, carrinho, checkout, encomendas repetidas, avaliações, etc.).

Periodicamente, damos prioridade às tarefas dentro de cada área funcional (isto é, projeto) utilizando títulos de secção para classificar as tarefas por prioridade. Quando começamos a trabalhar numa área em particular, podemos rapidamente analisar uma lista de melhorias relacionadas ordenadas por prioridade. Por exemplo, se um programador estiver a trabalhar no carrinho, pode olhar para o projeto do carrinho e selecionar algumas tarefas adicionais para completar.

Desenvolvimento

A equipa de desenvolvimento categoriza o trabalho de desenvolvimento através da criação de projetos a acompanhar: defeitos, aspetos a melhorar, tarefas de alta prioridade e o nosso quadro de referência. O quadro fornece uma visão geral das principais melhorias que pretendemos introduzir.

Também mantemos o foco, utilizando um projeto de aperfeiçoamento para categorizar melhorias não críticas que não serão percetíveis pela maioria dos utilizadores. A maioria dos aperfeiçoamentos são questões bastante fáceis de resolver que a nossa equipa trata entre a execução de projetos mais substanciais.

Finalmente, às vezes criamos projetos para acompanhar projetos reais que a nossa equipa de desenvolvimento (devs) está a realizar, se estes forem substanciais.

Operações

A equipa de operações organiza o trabalho relacionado com melhorias operacionais. Uma vez que a maioria dos projetos de operações são substanciais, utilizamos os projetos Asana no seio desta equipa para acompanhar os projetos reais. Os projetos são classificados por prioridade, de cima para baixo, para que qualquer pessoa os possa monitorizar.

Para além disso, temos um apanhado de todos os projetos chamado "ideias de operações" que investiga ideias que podem levar a melhorias operacionais. Qualquer pessoa é livre de colocar uma ideia no projeto "Ideias operacionais". Se uma tarefa dentro desse projeto receber luz verde e parecer substancial, poderá ser convertida num projeto real.

Marketing

A equipa de marketing inclui projetos que categorizam o trabalho por área funcional (ou seja, e-mail, publicidade, conteúdo, conversão, lançamentos, etc.). Dentro de cada projeto utilizamos títulos de secção para classificar as tarefas por prioridade. Além disso, temos uma secção "Ideias de marketing" que recebe tarefas que não se enquadram numa categoria existente.

Idealmente, uma pessoa seria proprietária de cada área, mas a nossa equipa ainda é pequena, pelo que a maioria das pessoas supervisiona algumas áreas.

Atendimento ao cliente

A equipa de atendimento ao cliente inclui um projeto de "ideias de atendimento" que monitoriza tarefas que levam a melhorias no serviço ao cliente, um projeto de "FAQs" que monitoriza as FAQs que precisamos de criar ou rever e um projeto de "Urgente" para encomendas que devem ser enviadas com antecedência.

Tudo o que é publicado no projeto "Ideas" destina-se a ter 2 resultados específicos: melhorar a eficiência do serviço de atendimento ao cliente ou reduzir a necessidade de os clientes pedirem ajuda.

Recursos humanos

A equipa de recursos humanos inclui um projeto "Cargos" que regista todos os cargos abertos e potenciais. Utilizamos subtarefas dentro de cada cargo para registar tarefas adicionais que têm de ser executadas para preencher a posição (ou seja, publicar anúncios, criar descrições de funções, etc.).

Também temos um projeto de "Integração e formação" onde criamos tarefas para representar cada nova contratação e subtarefas que refletem as tarefas de integração e formação para essa pessoa.

Dicas e truques da Asana

Convenções para nomes de tarefas

1. Comece os nomes das tarefas com verbos (por exemplo: Considerar, Enviar, Corrigir, Adicionar, Projetar, Implementar, Encomendar)
2. Use minúsculas. É Mais Fácil De Ler Do Que Isto.
3. Seja conciso.

Exemplo de nomes de tarefas:

1. Considere usar o Google Tag Manager
2. Redesign do PDF da fatura
3. Criar uma landing page de acesso antecipado para etiquetas personalizadas
4. Implementar landing page de acesso antecipado das etiquetas personalizadas
5. Corrigir erro em que o validador de moradas apresenta moradas idênticas
6. Enviar e-mail a anunciar etiquetas personalizadas
7. Encomendar novas cadeiras para o escritório.

Como escrever uma boa descrição da tarefa

1. Utilizar títulos para dar estrutura a uma descrição de tarefa (CMD + B a negrito)
2. Incluir screenshots & gravações sempre que possível usando Zight
3. Seja conciso e abrangente. Palavras desnecessárias desperdiçam o tempo de um encarregado de tarefa, mas obrigar a pedir esclarecimentos extra também.

Desligar e-mail

Para acelerar a adoção da Asana, encorajamos todos a desligar as notificações por e-mail para se habituarem a confiar na caixa de entrada da Asana.

Atribuir tarefas durante o acolhimento

Atribuímos a todos tarefas na Asana como parte do seu acolhimento para que comecem a utilizar a plataforma imediatamente. Exemplos de tarefas que atribuiremos incluem "Fazer uma encomenda gratuita utilizando o crédito da loja", "Rever e assinar o manual da empresa", e "Desligar as notificações por e-mail na Asana".

Atribuímos a todos tarefas na Asana como parte do seu acolhimento, para que comecem a utilizar a plataforma imediatamente.

Utilizar hoje, em breve e mais tarde

A Asana permite-lhe organizar a sua lista de tarefas pessoais colocando tarefas em Fazer hoje (Tab+Y), Em breve (Tab+U) ou Mais tarde (Tab+L). Geralmente, colocamos tarefas atuais em "Hoje" mesmo que não sejam para ser feitas hoje e usamos "Mais tarde" para monitorizar tarefas pendentes. "Mais tarde" acompanha tarefas que possamos fazer.

Os projetos não são necessários

É útil categorizar o trabalho utilizando projetos, mas não se atormente a tentar encontrar o projeto correto para cada tarefa. O importante é criar tarefas, atribuí-las à pessoa adequada e notificar as pessoas relevantes utilizando a função de Seguidores.

Tarefas podem pertencer a vários projetos

Colocamos frequentemente tarefas em vários projetos. A maioria dos membros da equipa preocupa-se apenas com um conjunto limitado de projetos (ou seja, categorias de tarefas). Para melhor coordenar, por vezes categorizamos tarefas em vários projetos para que as pessoas relevantes as possam ver rapidamente. Por exemplo, uma tarefa tanto pode estar no projeto "Ideias de atendimento ao cliente" como no "Checkout" caso esta beneficie a equipa de atendimento e também esteja relacionada com o nosso checkout.

Utilizar Tab+Q

Encorajamos todos a criar tarefas usando o atalho de teclado "Tab + Q". Acelera a criação de tarefas e ajuda-o a colocar rapidamente todas as suas tarefas na Asana.

Encorajamos a criação de tarefas através de outros canais

Encorajamo-nos mutuamente a criar as tarefas Asana quando são identificadas através de outro canal (ou seja, pessoalmente ou no Slack). Normalmente, isto é tão simples como dizer "Podem criar uma tarefa na Asana e atribuí-la a (mim, a si próprio, a outra pessoa)". Isto é especialmente importante com os novos membros da equipa, para que a utilização da Asana se torne um hábito rapidamente.

Copiar e colar modelos

O recurso de modelos da Asana é imperfeito, pelo que mantemos os nossos modelos num Google Doc. Muitas vezes colocamos os nossos modelos numa descrição do projeto para um acesso rápido. Por exemplo, o nosso projeto "Acolhimento e formação" inclui um modelo de tarefas comuns de acolhimento. Os membros de uma equipa podem copiar e colar esta lista de tarefas para criar subtarefas que precisam de ser completadas para num novo acolhimento.

Esperemos que a Asana construa um verdadeiro motor de modelos para facilitar a gestão de listas de tarefas reutilizáveis que podem ser adicionadas como subtarefas a tarefas existentes ou como tarefas a projetos.

É comum os novos membros da equipa estarem um pouco relutantes em relação à Asana inicialmente, mas em poucas semanas irão tornar-se entusiastas da plataforma.

Observações finais

Uma vez que a Asana é mais complexa do que outras plataformas de gestão de tarefas, é comum os novos membros da equipa mostrarem alguma relutância inicial, mas depois irão tornar-se verdadeiros entusiastas da plataforma. Sem a Asana e as nossas convenções para a sua utilização, não seríamos capazes de coordenar e desenvolver uma equipa remota com tanta eficiência.

Embora a Asana seja uma grande ajuda, também pode facilmente tornar-se uma grande confusão sem o cuidado de a manter bem organizada. À medida que continuamos a crescer e a lançar novos produtos (como ímanes personalizados), a nossa documentação e as nossas convenções continuarão a evoluir.

A nossa equipa trabalha extraordinariamente bem em conjunto não só porque partilhamos as mesmas ferramentas, mas também porque partilhamos uma perspetiva de trabalho semelhante. Todos tendemos a ser humildes, independentes, lógicos, atenciosos e autodidatas.

Se também tiver estas características, estamos a contratar.