O guia da Sticker Mule para usar o Slack

Coletivamente, o Asana e o Slack dão conta da maior parte das nossas comunicações na Sticker Mule. Usamos o Asana para lidar com conversas relacionadas a tarefas e o Slack para todo o resto. Sua empresa pode preferir uma ferramenta de gestão de tarefas diferente do Asana, mas o importante é usar alguma.

Para ajudar a integrar novos membros da nossa equipe, criamos documentações explicando como usamos o Asana. Agora, decidi também compartilhar nossas dicas e convenções para usar o Slack, tanto para ajudar potenciais novos membros (estamos contratando!) quanto qualquer pessoa que precise coordenar uma equipe remota.

Integrando o Slack com o seu fluxo de trabalho de gestão de tarefas

As tarefas são a essência do negócio, e por isso é importante pensar sobre como o Slack se integra com seu fluxo geral de gestão de tarefas. Para garantir que o nosso sistema de gestão de tarefas se alinhe bem com o Slack, temos quatro diretrizes explicando quando é apropriado comunicar-se pelo Slack ou pelo Asana. Se você usa um sistema diferente de gestão de tarefas, basta substituir o Asana com a ferramenta de sua escolha — as mesmas diretrizes ainda se aplicarão à sua organização.

Crie tarefas no Asana após elas serem identificadas via Slack.

Novas tarefas costumam ser identificadas em conversas no Slack, mas devem ser migradas para o Asana, onde podem ser administradas facilmente. Você pode usar a integração do Slack com o Asana para adicionar tarefas rapidamente, digitando "/asana add Nome da Tarefa" para criar uma tarefa.

Evite pedir para colegas realizarem tarefas via Slack.

É tentador pedir para aos outros para fazerem algo através do Slack, mas o melhor é criar tarefas no Asana, onde podem ser facilmente retiradas, atribuídas e completadas quando o tempo permitir. No Slack, as mensagens se perdem rapidamente após serem lidas, e por isso não é ideal lidar com tarefas via Slack.

Evite discutir tarefas existentes no Asana através do Slack.

Mantenha no Asana suas conversas relacionadas a tarefas, a fim de que elas retenham o contexto certo e possam ser respondidas no melhor momento para os participantes. Ocasionalmente, pode fazer sentido fazer uma ligação pelo Slack para discutir uma tarefa, mas os pontos de ação resultantes da chamada devem ser postados no Asana.

19 dicas e truques adicionais para o Slack

1. Evite usar @todos.

@aqui é menos problemático, dado que só notifica quem está trabalhando. Por outro lado, use @menção quando quiser postar algo publicamente, mas só precisa notificar pessoas específicas.

2. Use "Não perturbe" para ficar concentrado.

Quando você precisa se concentrar no seu trabalho por um período prolongado, use a opção "Não perturbe" do Slack para desativar temporariamente as notificações e não ser distraído.

3. Configure seu horário de trabalho.

O Slack permite configurar seu horário de trabalho, evitando ser incomodado por mensagens fora do horário de expediente. Isso permite que seus colegas enviem mensagens de noite sem se preocupar em incomodar você, já que o Slack aguardará até você estar trabalhando para entregar a mensagem.

4. Silencie canais pouco usados.

Alguns canais acabam sendo usados com pouca frequência. Em vez de sair e entrar neles constantemente, é melhor silenciá-los. Assim eles não o incomodam, mas podem ser usados quando preciso.

5. Dê preferência a chamadas por Slack

A padronização facilita treinamentos e onboarding. As opções de chamada do Slack são excelentes e estão sempre melhorando, em função do que estamos gradualmente descontinuando outros aplicativos de voz. A única exceção que ainda usamos é o Zoom para vídeoconferências.

6. Use bate-papos em grupo.

Em vez de ter a mesma conversa com várias pessoas individualmente, use os bate-papos em grupo para trazer vários colegas para uma mesma conversa. O Slack também permite converter facilmente uma conversa de grupo em uma chamada de grupo.

7. Crie emojis personalizados.

Peça para sua equipe de design passar um dia criando alguns emojis personalizados para sua equipe usar. É muito divertido inserir nas nossas conversas versões emoji-ficadas uns dos outros.

8. Defina algumas palavras-gatilho.

Não exagere, mas criar alguns "gatilhos" que inserem algumas besteirinhas aleatórias nas suas conversas é uma boa forma de dar um pouco mais de diversão ao seu dia e confundir novos contratados quando eles se depararem com os gatilhos pela primeira vez.

9. Crie canais privados para viagens e reuniões.

Canais privados são uma maneira excelente de sincronizar todo mundo durante uma viagem ou reunião da empresa. Recomendamos criar o canal antes da viagem começara, para que todo mundo esteja ciente de que ele existe.

10. Adicione uma foto de perfil.

Recomendamos muito adicionar uma foto de perfil, a fim de que seus colegas possam associar um rosto ao seu nome. Trabalhamos remotamente, mas ainda assim é bom podermos nos ver. Assim, quando realmente nos encontramos, já existe uma certa familiaridade.

11. Interaja no canal dedicado à sua equipe.

Criamos um canal para cada equipe e encorajamos os participantes a usarem principalmente este canal para discutirem coisas do trabalho e da vida com colegas.

12. Use o Zight para compartilhar capturas de tela.

O Zight é uma ferramenta útil para compartilhar capturas de tela com URLs encurtados. Quando você compartilha uma imagem com link do Zight, o Slack insere automaticamente a imagem na conversa.

13. Arquive canais inativos.

É fácil criar um monte de canais, então é bom ocasionalmente reduzir sua lista de canais, arquivando os que têm baixa atividade. Você pode optar por abandonar um canal de vez ou mesclar o canal com outro que tenha um objetivo mais abrangente.

14. Edite mensagens existentes em vez de enviar outras.

Se você cometer um erro de ortografia, é melhor editar sua mensagem em vez de enviar uma nova. O Slack permite fazer isso facilmente apertando na seta para cima. Isso reduz a confusão e o número de notificações que os outros recebem.

15. Defina palavras de destaque

Se você silenciar canais que não usa frequentemente, pode ser útil definir algumas palavras de destaque com base na sua função.

Por exemplo, se você é gestor de conteúdo, você pode definir "blog" como palavra de destaque. (Para encontrar palavras de destaque após a notificação inicial, clique no símbolo "@", localizado no alto à direita.

16. Use atalhos de teclado

O Slack tem um montão de atalhos de teclado incríveis. Os meus favoritos são o CMD+K (alternar rapidamente), CMD+U (carregar um arquivo), Shift+Enter (criar uma nova linha), Alt+Shift+Seta para baixo (Próxima mensagem não lida) e CMD+/ (ver atalhos de teclado).

17. Use o app para celular (opcional).

Se seu trabalho exige que você passe bastante tempo longe do computador, é altamente recomendado usar o app móvel.

18. Faça posts cruzados em vez de postar duas vezes (opcional).

O Slack tem uma opção super útil que permite publicar posts de uma vez só em diferentes canais e mensagens, em vez de publicar várias vezes. Esse recurso é muito útil quando você está usando o app móvel e tem pouca internet.

19. Favorite canais e membros da equipe específicos (opcional)

Ao favoritar um canal ou colega, você o coloca acima de todos os outros canais e mensagens diretas. Isso torna mais fácil de encontrar e enviar mensagens para as pessoas com que você interage constantemente.

Conclusão

De todos os aplicativos da Sticker Mule, o Slack foi adotado mais rápido e é usado mais intensamente. Ele logo substituiu os e-mails e melhorou nossa coesão, apesar de sermos uma equipe inteiramente remota.

Espero que esse documento ajude tanto a nossa equipe quanto outras pessoas a obterem mais valor com o Slack.

A nossa equipe faz um trabalho em conjunto extraordinário — não só porque compartilhamos as mesmas ferramentas, mas porque temos uma perspectiva de trabalho parecida. Tendemos a ser humildes, independentes, lógicos, atenciosos e autodidáticos.

Se você também tem essas características, estamos contratando.