O Guia do Asana da Sticker Mule

O Asana é a plataforma de gestão de tarefas da Sticker Mule. Nossa equipe a usa para criar, acompanhar, discutir e completar toda tarefa que não é gerenciada por um sistema especializado. O Asana é flexível e rico em funcionalidades, o que o torna um pouco intimidante à primeira vista. Não há nenhuma forma rígida de usar o Asana corretamente — para aproveitar tudo que a plataforma oferece, é preciso esforço e uma disposição em combinar certas convenções para padronizar o uso.

Escrevemos este guia para explicar como usamos o Asana na Sticker Mule. O guia foi projetado como uma referência para nossa equipe, mas o publicamos para outras equipes que possam ter interesse.

Como organizamos tarefas no Asana

O Asana encoraja você a criar equipes de pessoas que gerenciam projetos compostos de tarefas e subtarefas. Não é assim que costumamos usá-lo, dado que a maioria dos nossos projetos são pequenos. Para nós não faz sentido criar centenas de projetos, e por isso redefinimos as convenções do Asana para categorizar nosso trabalho.

Para nós não faz sentido criar centenas de projetos, e por isso redefinimos as convenções do Asana para categorizar nosso trabalho.

Usamos equipes para criar categorias e projetos de alto nível para criar subcategorias. Uma tarefa dentro de um projeto (p. ex., subcategoria) pode ser uma tarefa ou projeto discreto que é organizado usando subtarefas. Ocasionalmente, também usamos projetos do Asana para acompanhar projetos reais. Nossas categorias de nível principal, que são estabelecidas como equipes, são:

Design de produtos

A equipe de design de produtos categoriza melhorias ao nosso produto (isto é, site e aplicativos relacionados) em três categorias (via projetos) para cada área funcional (ou seja, carrinho, checkout, pedidos repetidos, avaliações, etc).

Periodicamente, priorizamos tarefas dentro de cada área funcional (isto é, projeto) usando cabeçalhos de seções para organizar as tarefas por prioridade. Quando começamos a trabalhar em uma área específica, podemos conferir rapidamente uma lista de melhorias relacionadas, organizadas por prioridade. Por exemplo, se um desenvolvedor está trabalhando no carrinho, ele pode verificar o projeto do carrinho para logo selecionar algumas tarefas adicionais a completar.

Desenvolvimento

A equipe de desenvolvimento categoriza seu trabalho criando projetos para acompanhar: defeitos, coisas a aperfeiçoar, tarefas de alta prioridade e nosso quadro de referência. O quadro fornece uma visão geral das principais melhorias que pretendemos fazer.

Também mantemos nosso foco usando um projeto de aperfeiçoamentos para categorizar melhorias não-essenciais que não seriam perceptíveis para a maioria dos usuários. A maioria dos aperfeiçoamentos são problemas fáceis de corrigir, e nossa equipe resolve alguns deles nos intervalos entre projetos mais substanciais.

Finalmente, às vezes criamos projetos para monitorar projetos reais que nossa equipe de devs está realizando, se estes forem de tamanho substancial.

Operações

A equipe de operações organiza trabalho relacionado a melhorias operacionais. Dado que a maioria dos projetos de operações são substanciais, usamos os projetos do Asana nesta equipe para acompanhar projetos reais. Os projetos são listados de forma geral por prioridade, de alto a baixo, para que qualquer um possa monitorá-los.

Além disso, temos um projeto tudo-incluído chamado "Ideias de operações" que acompanha as ideias que podem levar a melhorias operacionais. Qualquer um pode postar uma ideia no projeto "Ideias operacionais". Se uma tarefa no projeto receber luz verde e parecer substancial, ela pode ser convertida a um projeto real.

Marketing

A equipe de marketing inclui projetos que categorizam o trabalho de acordo com áreas funcionais (e-mail, publicidade, conteúdo, conversão, lançamentos, etc.). Dentro de cada projeto, usamos cabeçalhos de seção para organizar as tarefas de acordo com prioridade. Além disso, temos uma seção de "Ideias de marketing" que recebe as tarefas que não se adequam a categorias existentes.

Idealmente, uma pessoa cuida de cada área, mas como nossa equipe ainda é pequena, a maioria das pessoas lida com algumas áreas diferentes.

Atendimento ao cliente

A equipe de atendimento ao cliente inclui um projeto "Ideias de atendimento" que monitora tarefas que levam a melhorias no atendimento, um projeto de "Perguntas frequentes" que acompanha as seções de perguntas e respostas que precisamos criar ou revisar e um projeto "Urgente" para pedidos que devem ser enviados antes.

Tudo que é postado no projeto de "Ideias" deve ter um de dois resultados específicos: melhorar a eficiência do atendimento ou reduzir a necessidade dos clientes de pedir ajuda.

Recursos humanos

A equipe de recursos humanos inclui um projeto de "Cargos" que acompanha todos os cargos abertos e potenciais. Usamos subtarefas para cada cargo a fim de monitorar tarefas adicionais que precisam ser realizadas para preencher o cargo (postar anúncios, criar descrições de trabalho, etc).

Temos também um projeto de "Onboarding e treinamento" onde criamos tarefas para representar cada nova contratação e tarefas que refletem as tarefas de onboarding e treinamento para a pessoa em questão.

Dicas e truques para o Asana

Convenções para nomes de tarefas

1. Comece os nomes das tarefas com verbos (p. ex.: considerar, enviar, corrigir, adicionar, fazer o design, implementar, encomendar)
2. Use caixa baixa. É Mais Fácil Ler Do Que Assim.
3. Seja conciso.

Exemplos de nomes de tarefas:

1. Considerar o uso do Google Tag Manager
2. Reprojetar PDFs de faturas
3. Projetar página de entrada para acesso antecipado das etiquetas personalizadas
4. Implementar página de acesso antecipado das etiquetas personalizadas
5. Corrigir erro onde o validador de endereços apresenta endereços idênticos
6. Enviar e-mail anunciando etiquetas personalizadas
7. Encomendar novas cadeiras para o escritório

Como escrever uma boa descrição de tarefas

1. Use títulos para dar estrutura a uma descrição (CMD + B para deixar em negrito)
2. Inclua capturas e gravações de tela sempre que possível usando o Cloudapp
3. Seja conciso e abrangente. Palavras desnecessárias gastam o tempo do encarregado da tarefa, mas fazer com que mais esclarecimentos sejam necessários também gasta tempo.

Desligue seu e-mail

Para agilizar a integração do Asana, encorajamos todos a desligar as notificações por e-mail, acostumando-se a depender apenas da caixa de entrada do Asana.

Atribua tarefas durante o onboarding

Atribuímos para todo mundo tarefas no Asana como parte do processo de onboarding, para que comecem a usar a plataforma imediatamente. Exemplos de tarefas iniciais são "Fazer um pedido gratuito usando crédito na loja", "Revisar e assinar o manual da empresa" e "Desativar as notificações por e-mail no Asana".

Damos tarefas no Asana para todo mundo como parte do onboarding, para que comecem a usar a plataforma imediatamente.

Use hoje, em breve e mais tarde

O Asana permite que você organize suas tarefas pessoais em Fazer hoje (Tab + Y), Em breve (Tab + U) ou Mais tarde (Tab + L). Geralmente, colocamos as tarefas atuais em "Hoje", mesmo se não é para serem feitas hoje, e usamos "Em breve" para monitorar tarefas pendentes. "Mais tarde" acompanha as tarefas que pode ser que façamos.

Projetos não são essenciais

É útil categorizar o trabalho em projetos, mas não se agonize tentando encontrar o projeto correto para cada tarefa. O importante é criar tarefas, atribuí-las à pessoa certa e notificar as pessoas relevantes usando a funcionalidade Seguidores.

Tarefas podem pertencer a vários projetos

Muitas vezes, colocamos tarefas em vários projetos. A maioria dos membros da equipe só cuidam de uma série limitada de projetos (como categorias de tarefas). Para coordenar melhor, podemos às vezes categorizar tarefas em vários projetos a fim de que as pessoas relevantes possam vê-los rapidamente. Por exemplo, uma tarefa pode estar tanto em "Ideias de atendimento ao cliente" quanto no projeto "Checkout" caso ela beneficie a equipe de atendimento e também seja relacionada ao checkout.

Use Tab+Q

Encorajamos todos a criar tarefas usando o atalho com as teclas Tab + Q. Isso agiliza a criação de tarefas e ajuda você a colocar todas suas tarefas no Asana em pouco tempo.

Encoraje a criação de tarefas via outros canais

Encorajamos uns aos outros a criar tarefas no Asana quando são identificadas através de outro canal (p. ex., em pessoa ou no Slack). Isso não precisa ser complicado — geralmente, basta pedir "Você pode criar uma tarefa no Asana e atribuir a (mim, si mesmo, outra pessoa)?" Isso é particularmente importante com novos membros da equipe, para que usar o hábito de usar o Asana seja adquirido rapidamente.

Copie e cole modelos

A opção de modelos do Asana é imperfeita, e por isso mantemos nossos modelos em um arquivo no Google Docs. Muitas vezes, postamos modelos de uma descrição de projeto para acesso fácil. Por exemplo, nosso projeto "Onboarding e treinamento" inclui um modelo de tarefas comuns de onboarding. Qualquer membro da equipe pode copiar e colar esta lista de tarefas para criar subtarefas que precisam ser completadas para o onboarding de um novo funcionário.

Esperamos que o Asana monte um motor para criação de modelos reais, facilitando a gestão de listas de tarefas reusáveis para adicionar como subtarefas de tarefas existentes ou como tarefas em projetos.

É comum que novos membros da equipe relutem a usar o Asana no começo, mas depois se tornem entusiastas da plataforma em algumas semanas.

Comentários finais

Dado que o Asana é mais complexo do que outras plataformas de gestão de tarefas, é comum que novos membros da equipe relutem em usá-lo, mas depois se tornem entusiastas da plataforma após algumas semanas. Sem o Asana e sem nossas convenções para o uso dele, não seríamos capazes de coordenar e desenvolver uma equipe remota com tanta eficiência.

Embora o Asana seja uma grande ajuda, ele também pode virar uma desordem total se não tomarmos o cuidado de mantê-lo organizado. Conforme continuamos crescendo e lançando novos produtos (como nossos ímãs personalizados), nossa documentação e convenções continuarão a evoluir.

Nossa equipe trabalha tão bem em conjunto não só porque compartilhamos as mesmas ferramentas, mas porque temos uma perspectiva profissional similar. Todos tendemos a ser humildes, independentes, lógicos, atenciosos e autodidáticos.

Se você também tem estas características, estamos contratando.