Le guide Sticker Mule d'Asana

Asana est la plateforme de gestion des tâches de Sticker Mule. Nous l'utilisons pour créer, suivre, assigner, discuter et accomplir chaque tâche qui n'est pas gérée par un système spécialisé. Asana est flexible et riche en fonctionnalités, ce qui la rend un peu intimidante au début. Il n'y a pas de façon précise d'utiliser Asana correctement. Pour en tirer pleinement parti, il faut faire un effort initial et être prêt à se mettre d'accord sur des règles pour en normaliser l'utilisation.

Nous avons écrit ce guide pour expliquer comment nous utilisons Asana chez Sticker Mule. Nous l'avons conçu comme une référence pour notre équipe et l'avons publié pour que d'autres équipes puissent le lire et le trouver utile pour leur travail.

Comment nous organisons les tâches dans Asana

Asana vous encourage à créer des équipes de personnes qui gèrent des projets composés de tâches et de sous-tâches. Nous ne l'utilisons généralement pas de cette manière car la plupart de nos projets sont de petite taille. Il n'est pas logique dans notre cas de créer des centaines de projets, nous avons donc redéfini les règles d'Asana pour catégoriser notre travail.

Il n'est pas logique dans notre cas de créer des centaines de projets, nous avons donc redéfini les règles d'Asana pour catégoriser notre travail.

Nous utilisons des équipes pour créer des catégories de haut niveau et des projets pour créer des sous-catégories. Une tâche dans un projet (c'est-à-dire une sous-catégorie) peut être une tâche indépendante ou un projet qui est organisé en utilisant des sous-tâches. Parfois, nous utilisons aussi les projets Asana pour suivre des projets en cours. Nos catégories de haut niveau, qui sont organisées en équipes, sont les suivantes :

Conception de produits

L'équipe de conception des produits classe les améliorations apportées à notre produit (c'est-à-dire le site web et les applications connexes) en les classant par catégories (via des projets) pour chaque domaine fonctionnel (c'est-à-dire panier, caisse, commandes, commentaires, etc.).

De manière régulière, nous classons les tâches par ordre de priorité au sein de chaque domaine fonctionnel (c'est-à-dire projet) en utilisant des titres de section pour trier les tâches par priorité. Lorsque nous commençons à travailler sur un domaine particulier, nous pouvons rapidement parcourir une liste d'améliorations connexes triées par priorité. Par exemple, si un développeur travaille sur le chariot, il peut regarder le projet du chariot pour saisir rapidement quelques tâches supplémentaires à accomplir.

Développement

L'équipe de développement catégorise le travail de développement en créant des projets à suivre : défauts, « rough edges » (aspérités), tâches hautement prioritaires et notre feuille de route. La feuille de route fournit un aperçu général des principales améliorations que nous avons l'intention d'apporter.

Nous restons également concentrés en utilisant un projet « rough edges » pour catégoriser les améliorations non critiques qui ne seront pas perceptibles par la plupart des utilisateurs. La plupart des « rough edges » sont des corrections assez faciles et notre équipe en arrangera quelques-unes entre deux projets plus importants.

Enfin, nous créerons parfois des projets pour suivre les projets existants que notre équipe de développement poursuit s'ils sont de taille importante.

Opérations

L'équipe d’exploitation organise le travail lié aux améliorations opérationnelles. Comme la plupart des projets opérationnels sont importants, nous utilisons les projets Asana au sein de cette équipe pour suivre les projets en cours. Les projets sont triés par priorité du haut vers le bas afin que chacun puisse les suivre.

De plus, nous avons un projet « fourre-tout » appelé « Ops ideas » qui suit les idées qui peuvent mener à des améliorations opérationnelles. Chacun est libre de poster une idée dans le projet « Ops ideas ». Si une tâche au sein de ce projet est validée et semble importante, nous pouvons la convertir en un projet réel.

Marketing

L'équipe marketing regroupe des projets qui classent le travail par domaine fonctionnel (c'est-à-dire les e-mails, la publicité, le contenu, la transformation, les lancements, etc). Dans chaque projet, nous utilisons des titres de section pour classer les tâches par priorité. En outre, nous avons une section « Idées marketing » qui suit les tâches qui n'entrent pas dans une catégorie existante.

Dans l'idéal, une personne devrait être responsable de chaque domaine, mais notre équipe étant encore peu nombreuse, la plupart des personnes supervisent plusieurs domaines.

Service à la clientèle

L'équipe du service à la clientèle comprend un projet « CS ideas » qui suit les tâches qui conduisent à l'amélioration du service à la clientèle, un projet « FAQs » qui suit les FAQ que nous devons créer ou réviser et un projet « Rush » qui suit les commandes qui doivent être livrées rapidement.

Tout ce qui est publié dans le cadre du projet « CS ideas » doit avoir deux résultats spécifiques : améliorer l'efficacité du service à la clientèle ou réduire le nombre de demandes d'aide de la part des clients.

Ressources humaines

L'équipe des ressources humaines comprend un projet « Postes » qui suit tous les postes vacants et les postes potentiels. Nous utilisons des sous-tâches au sein de chaque poste pour suivre les tâches supplémentaires qui doivent être effectuées pour pourvoir le poste (c'est-à-dire publier des annonces, créer une description de poste, etc.)

Nous avons également un projet « Intégration et formation » (Onboarding & Training) dans le cadre duquel nous créons des tâches pour représenter chaque nouvelle recrue et des sous-tâches qui reflètent les tâches d'intégration et de formation de cette personne.

Conseils et astuces concernant Asana

1. Règles de désignation des tâches

1. Commencez les noms de tâches par des verbes (c'est-à-dire considérer, envoyer, corriger, ajouter, concevoir, mettre en place, commander)
2. Utilisez des lettres minuscules, qui sont plus faciles à lire.
3. Soyez concis

Exemples de noms de tâches :

1. Penser à utiliser Google Tag Manager
2. Restructurer la facture en format PDF
3. Concevoir la page d'accueil des étiquettes personnalisées
4. Implémenter la page d'accueil des étiquettes personnalisées
5. Résoudre le problème du validateur d'adresses présentant des adresses identiques
6. Envoyer un e-mail pour annoncer les étiquettes personnalisées
7. Commander de nouvelles chaises pour le bureau.

Comment rédiger une bonne description de tâche

1. Utilisez des titres pour structurer la description d'une tâche (CMD + B pour écrire en gras)
2. Incluez des captures d'écran et des vidéos chaque fois que vous le pouvez en utilisant CloudApp
3. Soyez concis et précis. Les mots inutiles font perdre du temps aux collaborateurs, tout comme les demandes d'éclaircissement.

Désactivez les notifications par e-mail

Pour accélérer le processus de prise en main, nous encourageons chacun à désactiver les notifications des e-mails afin de prendre l'habitude de se fier à la boîte de réception Asana.

Attribuez des tâches pendant la phase d'intégration

Nous assignons à chaque recrue des tâches dans le cadre de son intégration afin qu'elle commence à utiliser la plateforme immédiatement. Parmi les exemples de tâches d'accueil que nous assignons, citons notamment « Passer une commande gratuitement en utilisant le crédit du magasin », « Consulter et signer le manuel de l'entreprise », et « Désactiver les notifications par e-mail dans Asana ».

Nous assignons à chaque recrue des tâches dans le cadre de son intégration afin qu'elle commence à utiliser la plateforme immédiatement.

Utilisez la fonction « Today » (aujourd'hui), « Upcoming » (Prochainement) et « Later » (plus tard)

Asana vous permet d'organiser votre liste de tâches personnelles en classant les tâches dans Today (Tab+Y), Upcoming (Tab+U) ou Later (Tab+L). En général, nous mettons les tâches en cours dans « Today » même si elles ne doivent pas être faites aujourd'hui et nous utilisons « Upcoming » pour suivre les tâches en attente. « Later » permet de suivre les tâches que nous aurons peut-être à faire.

Il n'est pas nécessaire de tout classer en projets

Il est utile d'organiser le travail par projets, mais ne vous acharnez pas à trouver un projet correspondant à chaque tâche. L'important est de créer des tâches, de les attribuer à la bonne personne et d'en informer les personnes concernées à l'aide de la fonction de suivi.

Une tâche peut appartenir à plusieurs projets

Nous répartissons souvent les tâches dans plusieurs projets. La plupart des membres de l'équipe ne s'intéressent qu'à un ensemble limité de projets (c.-à-d. des catégories de tâches). Pour assurer une meilleure coordination, nous répartissons parfois les tâches entre plusieurs projets afin que les personnes concernées puissent les consulter rapidement. Par exemple, une tâche peut être dans le projet « CS ideas » et « Checkout » (caisse) si elle est à la fois un avantage pour notre équipe CS et liée à notre checkout.

Utilisez Tab+Q

Nous encourageons chacun à créer des tâches en utilisant le raccourci clavier « Tab + Q ». Cela accélère la création des tâches et vous aide à entrer rapidement toutes vos tâches dans Asana.

Encouragez la création de tâches à travers d'autres canaux

Nous nous encourageons mutuellement à créer des tâches Asana lorsqu'elles sont identifiées à travers un autre canal (c'est-à-dire en personne, Slack, etc.). Habituellement, il suffit de dire : « Pouvez-vous créer une tâche dans Asana et l'attribuer à (moi, vous-même, une autre personne) ? » Il est important de pousser les nouveaux membres de l'équipe à créer des tâches afin que l'utilisation d'Asana devienne rapidement une habitude.

Copiez et collez les modèles

La fonctionnalité des modèles d'Asana étant imparfaite, nous conservons nos modèles dans un Google Doc. Souvent, nous publions les modèles dans une description de projet pour un accès rapide. Par exemple, notre projet « Intégration et formation » comprend un modèle de tâches communes d'intégration. Les membres de l'équipe peuvent copier et coller cette liste de tâches pour créer des sous-tâches qui doivent être accomplies pour l'intégration d'un nouvel employé.

Heureusement, Asana construit un véritable générateur de modèles pour faciliter la gestion des listes de tâches qui peuvent être réutilisées et ajoutées comme sous-tâches à des tâches existantes ou comme des tâches à des projets.

Il est courant que les nouveaux membres de l'équipe adoptent Asana à contrecœur, pour devenir ensuite des défenseurs convaincus de cette plateforme en quelques semaines.

En conclusion

Comme Asana est plus complexe que les autres plateformes de gestion des tâches, il est courant que les nouveaux membres de l'équipe l'adoptent à contrecœur pour en devenir des défenseurs convaincus en quelques semaines. Sans Asana, et sans nos règles d'utilisation, nous ne serions pas en mesure de coordonner et de développer aussi efficacement une équipe à distance.

Si Asana est d'une grande aide, cette plateforme peut tout aussi bien devenir un gros gâchis si l'on ne prend pas soin de la garder bien organisée. Au fur et à mesure de notre croissance et du lancement de nouveaux produits (comme les magnets personnalisés), notre documentation et nos méthodes continueront d'évoluer.

Notre équipe travaille extraordinairement bien ensemble, non seulement parce que nous partageons les mêmes outils, mais aussi parce que nous partageons une vision commune du travail. Nous avons tous tendance à être humbles, indépendants, logiques, réfléchis et autodidactes.

Si vous partagez ces qualités, sachez que nous embauchons.